Deine Daten

Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für Arztbrief-Pro ist:

Dr. med. Herbert Karpienski
Alfredstr. 12
45470 Mülheim an der Ruhr
Deutschland

Telefon: 0208-38585743
E-Mail: service@arztbrief-pro.de

Datenschutzanfragen und die Ausübung deiner Rechte kannst du an diese Kontaktdaten richten. Arztbrief-Pro ist ein Softwareangebot; über diese Website erfolgt keine ärztliche Behandlung.

2. Persönliches Praxisadressbuch

Mit Pro kannst du freiwillig Praxisnamen oder Einrichtungen, Abteilungen beziehungsweise allgemeine Ansprechpartner, Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort in deinem persönlichen Adressbuch speichern. Zweck ist die wiederholte Auswahl von Briefempfängern. Nur ausdrücklich gespeicherte oder aktualisierte Anschriften werden übernommen; das Ausfüllen eines Briefs allein speichert keinen Adressbucheintrag. Bitte keine Patientendaten, Behandlungsangaben oder privaten Kontaktdaten in dieses Adressbuch eintragen.

Das Adressbuch ist deinem Konto zugeordnet und kein öffentliches Verzeichnis. Es wird zusammen mit den allgemeinen Kontoeinstellungen in der Datenbank beim Hostinganbieter gespeichert, serverseitig verschlüsselt und im angemeldeten Konto zwischen Geräten abgeglichen. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Ein technisch notwendiger Zugriff durch den Betreiber mit dem Serverschlüssel ist möglich. Im Browser werden kontozugeordnete Kopien im lokalen Speicher vorgehalten; diese lokale Speicherung ist nicht zusätzlich durch die Anwendung verschlüsselt. Auf gemeinsam genutzten Geräten sind daher geeignete Zugangssperren und das Entfernen lokaler Daten erforderlich.

Rechtsgrundlage für die von dir angeforderte Kontofunktion ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit die Anschriften personenbezogene berufliche Kontaktdaten Dritter enthalten, dient ihre Verarbeitung der effizienten beruflichen Korrespondenz nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Speichere nur hierfür erforderliche Kontaktdaten und beachte die Informationspflichten gegenüber deinen Ansprechpartnern.

Einträge bleiben bis zu ihrer Löschung beziehungsweise der Löschung des Kontos gespeichert; das Ende eines Pro-Zugangs löscht sie nicht automatisch. Einzelne Anschriften kannst du mit „Anschrift löschen“, das gesamte Adressbuch mit „Alle Praxisanschriften löschen“ entfernen. Nach erfolgreichem Kontenabgleich wird die Löschung im aktiven Kontodatensatz gespeichert und auf weiteren Geräten beim nächsten Abgleich berücksichtigt. Bei Verbindungsproblemen den angezeigten Speicherstatus beachten und den Abgleich später abschließen.

Bereits in den laufenden Brief übernommene Empfängerangaben bleiben dort erhalten und müssen bei Bedarf gesondert geändert oder mit dem Fall verworfen werden. Heruntergeladene Briefe, eigene Vorlagensicherungen und Kopien auf anderen Geräten werden durch die Adressbuchlöschung nicht rückwirkend entfernt. Vorlagensicherungen können Anschriften enthalten; ein erneuter Import kann diese wiederherstellen. Sicherungskopien beim Hostinganbieter werden nach dessen Sicherungszyklus ersetzt und nicht sofort einzeln bereinigt. Bei einer Wiederherstellung sind zwischenzeitliche Löschungen erneut zu berücksichtigen. Patientendaten, Fallzuordnungen und Brieftexte werden nicht zusammen mit einem Adressbucheintrag im Konto gespeichert.

3. Interne Kaufbenachrichtigung

Nach einem bestätigten Pro-Kauf senden wir eine interne E-Mail an unsere Administrationsadresse mit Rechnungsnummer, Betrag, Laufzeit, Zugangszeitraum und der E-Mail-Adresse des Kundenkontos. Der Versand dient Vertragsabwicklung und Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Die Nachricht enthält keine Arztbriefe oder Patientendaten. Der Versandstatus wird getrennt von der Kundenbestätigung gespeichert; Aufbewahrung und Empfänger richten sich nach den nachfolgenden Angaben zu Kaufdaten und E-Mail-Kommunikation.

4. Widerruf eines Vertrags

Das öffentliche Widerrufsformular erfasst Name, Vertragsangabe, E-Mail-Adresse, Erklärung sowie Eingangsdatum und Uhrzeit. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Wir speichern diese Angaben serverseitig verschlüsselt zur Bearbeitung und zum Nachweis des Widerrufs und senden eine Eingangsbestätigung sowie eine Betreiberbenachrichtigung per E-Mail. Bitte keine Patientendaten eintragen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO; Sicherheitsaufgabe und Missbrauchsschutz beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Vorgänge werden während der Abwicklung und erforderlicher gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungsfristen gespeichert; anschließend gelöscht, soweit keine offenen Ansprüche bestehen. Die Verschlüsselung verhindert nicht den berechtigten Betreiberzugriff. Eine Erstattung erfolgt nach gesonderter Prüfung.

5. Überblick

Diese Hinweise gelten für die Website arztbrief-pro.de und die dort bereitgestellte Anwendung einschließlich Benutzerkonto, persönlicher Vorlagen, Fehlerformular und Kaufabwicklung, soweit du diese Funktionen nutzt. Die kostenlose Brieferstellung ist ohne Konto möglich.

Wir verarbeiten Daten, um die Website auszuliefern, angeforderte Funktionen bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern. Die Brieferstellung erfolgt im Browser. Die Anwendung bindet keine Werbenetzwerke, externen Schriftarten, Analyse-Skripte oder KI-Dienste ein.

Für Vertragsleistungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO maßgeblich; für Sicherheitsmaßnahmen und notwendige Kommunikation Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Rechtlich vorgeschriebene Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die konkrete Zuordnung erläutern die folgenden Abschnitte.

6. Websiteaufruf und Hosting

Das Webhosting erfolgt bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Bei Websiteaufrufen werden technisch insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Status der Anfrage sowie vom Browser übermittelte Angaben wie Browsertyp, Betriebssystem und gegebenenfalls verweisende Seite verarbeitet. Diese Daten dienen Auslieferung, Fehleranalyse, Verfügbarkeit und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb.

STRATO beschreibt für Webhosting eine Verarbeitung in Deutschland, die Speicherung von IP-Adressen zur Angriffsabwehr für höchstens sieben Tage und die Bereitstellung anonymisierter Zugriffsprotokolle für sechs Wochen. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Nachweise bis zur Aufklärung und gegebenenfalls Rechtsverfolgung länger benötigt werden. Wir verwenden keine zusätzlichen eigenen Analyse-Skripte zur Verfolgung deines Nutzungsverhaltens.

STRATO wird für das Hosting als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Informationen: STRATO Datenschutz.

7. Cookies und lokaler Browserspeicher

Cookies und Local Storage sind unterschiedliche Techniken, mit denen Informationen auf deinem Gerät gespeichert werden. Für unbedingt erforderliche Zugriffe zur Bereitstellung einer ausdrücklich gewünschten Funktion gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich zusätzlich nach der DSGVO. Es werden keine eigenen Werbe- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Technik / BezeichnungZweck und InhaltDauer
__Host-arztbrief
Sitzungscookie
Ordnet Anfragen einer Sitzung zu; Anmeldung, Schutz vor gefälschten Anfragen und Sicherheitsaufgabe im Fehlerformular. Enthält eine zufällige Sitzungskennung, keine Brieftexte. Secure, HttpOnly, SameSite=Lax.Ohne dauerhaftes Ablaufdatum; grundsätzlich bis zum Ende der Browsersitzung. Browser können Sitzungen wiederherstellen. Angemeldete Sitzungen werden anwendungsseitig nach 45 Minuten Inaktivität oder spätestens acht Stunden ungültig.
arztbrief.profile.v1Auf Wunsch gespeichertes Klinikprofil: Einrichtung, Anschrift, Team und allgemeine Einstellungen.Bis du es in der App oder in den Website-Daten des Browsers löschst.
arztbrief.legal-wording.v1Persönliche allgemeine Formulierungen zur Aufnahme.Bis zum Abwählen der Speicherung und Übernehmen oder bis zum Löschen der Website-Daten.
arztbrief.personal.v1Eigene allgemeine Bausteine, Änderungen, Favoriten und die Einstellung zur Einstiegsfrage.Bis zur Änderung oder Löschung der Website-Daten.
arztbrief.personal.v1.account.…
arztbrief.account-baseline.v1
Kontobezogene lokale Vorlagen und Vergleichsstand für den Abgleich. Können E-Mail-Adresse und allgemeine Kontovorlagen enthalten.Bis zum Löschen der Website-Daten oder Überschreiben beim Abgleich. Abmelden allein löscht diese Daten nicht.

Persönliches Speichern wird bei der Nutzung der entsprechenden Speicherfunktion ausgelöst. Beim gewünschten Abgleich allgemeiner Kontovorlagen können lokale Vergleichsstände angelegt werden. Die Speicherungen dienen den von dir angeforderten Profil-, Vorlagen- und Abgleichfunktionen, nicht Werbung oder einer geräteübergreifenden Verhaltensanalyse. Personenbezogene Daten hierfür verarbeiten wir zur Bereitstellung der Funktion nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; erforderliche Sicherheitsfunktionen nach Buchst. f.

Local Storage hat kein automatisches Ablaufdatum. Über die Einstellungen deines Browsers kannst du die Website-Daten von arztbrief-pro.de vollständig entfernen. Dabei können gespeicherte Vorlagen verloren gehen; sichere sie vorher bei Bedarf. Das Löschen im Browser löscht keine Serverdaten; eine Kontolöschung löscht umgekehrt keine bereits auf deinen Geräten gespeicherten Kopien. Auf gemeinsam genutzten Geräten ist ein getrenntes Browserprofil wichtig.

8. Medizinische Eingaben, Vorschau und Export

Patientenangaben, Diagnosen, Anamnese, Befunde, Medikation und laufende Briefkorrekturen werden von der Anwendung im Arbeitsspeicher des Browsers verarbeitet. Die App sendet diese Falldaten nicht automatisch an unseren Server, SumUp, eine KI oder einen Analysedienst und legt keine Patientenakte in Cookies, Local Storage oder IndexedDB an. „Neuer Fall“ leert die Falldaten nach Rückfrage; beim Neuladen oder Schließen gehen sie grundsätzlich verloren. Browser- oder Betriebssystemfunktionen wie Sitzungswiederherstellung liegen außerhalb der Kontrolle der App.

Auch ein KIS-Text ohne Stammdaten kann durch Freitext identifizierbare Gesundheitsinformationen enthalten. Es erfolgt keine automatische Anonymisierung. Für einen klinischen Einsatz sind die datenschutzrechtliche Grundlage und die Freigabe durch die verantwortliche Einrichtung erforderlich. Die Website ist keine Stelle zur Behandlung oder Übermittlung von Patientenakten. Keine Patientendaten in allgemeine Vorlagen, Klinikprofile, Supportmeldungen oder Kontonachrichten eintragen. Allgemeine Vorlagen können mit dem Konto synchronisiert werden.

TXT und Word werden lokal erzeugt; Kopieren verwendet die Zwischenablage und Drucken den Browserdruckdialog. Nach der Ausgabe unterliegen Dateien, Zwischenablage und Druckaufträge den Einstellungen deines Geräts, deiner Anwendungen und deiner Einrichtung. Die App kann dort keine Löschung erzwingen. Die gestaltete Briefvorschau ist eine Anzeige; beim KIS-Export werden ihre zusätzlichen Briefkopf-Platzhalter nicht mitgegeben.

9. Benutzerkonto und allgemeine Vorlagen

Für ein Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Registrierungs- und Bestätigungszeitpunkt, technische Kontokennung, Zugangsstatus und gegebenenfalls das Ende der Pro-Laufzeit. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Für Bestätigung und Rücksetzung werden zeitlich befristete zufällige Token verwendet, deren Prüfwerte serverseitig gespeichert werden.

Mit angemeldetem Pro-Zugang werden allgemeine Klinikprofile, persönliche Formulierungen, eigene Bausteine und Favoriten beim Öffnen mit dem Konto abgeglichen und beim persönlichen Speichern gesichert. Bereits vorhandene allgemeine lokale Vorlagen können einbezogen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Klinik- und Teamangaben können Namen und berufliche Kontaktdaten anderer Personen enthalten. Trage nur Angaben ein, die du hierfür verwenden darfst. Soweit Drittdaten betroffen sind, dient die Verarbeitung unserem und dem Interesse der Nutzer an der gewünschten beruflichen Dokumentationsfunktion nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Kontovorlagen und Rechnungsinhalte werden in der Anwendungsdatenbank verschlüsselt gespeichert. Der Entschlüsselungsschlüssel liegt beim Betreiber; es handelt sich nicht um Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Der Ablauf von Pro löscht das Konto oder die vorhandenen Vorlagensicherungen nicht automatisch. Eine Löschung kannst du über service@arztbrief-pro.de anfordern; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben zu berücksichtigen.

10. Kauf, SumUp und Rechnung

Für Kauf und Rechnung verarbeiten wir Kontokennung, E-Mail-Adresse, Rechnungsname, deutsche Rechnungsanschrift, Tarif, Betrag, Währung, Zeitpunkte, Bestell- und Zahlungsreferenzen sowie Zahlungsstatus. Die Verarbeitung dient Vertragserfüllung und Abrechnung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; aufbewahrungspflichtige Belege werden nach Buchst. c verarbeitet. Die Anwendung versendet Kaufbestätigung und Rechnung per E-Mail; die Rechnung ist im Konto abrufbar.

Die Zahlung erfolgt auf einer von SumUp betriebenen Zahlungsseite. Wir übermitteln insbesondere Bestellreferenz, Betrag, Währung, Leistungsbeschreibung, Händlerkennung und technische Rückkehradressen. Rechnungsanschrift und Briefinhalte werden durch diesen Zahlungsaufruf nicht mitgesendet. Zahlungsdaten wie Kartendaten gibst du bei SumUp beziehungsweise dem gewählten Zahlungsdienst ein; unsere Anwendung erfasst keine vollständigen Kartendaten oder Kartenprüfnummern.

SumUp verarbeitet Zahlungsdaten eigenverantwortlich. Die Gruppe nennt insbesondere SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland D02 K580, SumUp EU Payments UAB, Ukmergės g. 126, 08100 Vilnius, Litauen, und SumUp Payments Limited, The Forge, 2nd floor, 105 Sumner Street, London SE1 9HZ, Vereinigtes Königreich. Der jeweils zuständige Rechtsträger und die Beteiligten der gewählten Zahlungsart ergeben sich aus den Zahlungsinformationen. SumUp kann internationale Empfänger einsetzen. Einzelheiten zu Empfängern, Schutzvorkehrungen, Speicherfristen und eigenen Cookies: Datenschutzbestimmungen von SumUp. Diese Verarbeitung beginnt nicht bereits durch das bloße Anzeigen unserer Preisseite.

11. Kontakt und Fehler melden

Bei einer E-Mail oder Fehlermeldung verarbeiten wir die von dir angegebenen Informationen zur Bearbeitung und gegebenenfalls Rückmeldung. Das Fehlerformular übermittelt deine Beschreibung, optional das erwartete Verhalten und eine Rückmeldeadresse sowie App-Version, Fachrichtung und Arbeitsschritt. Eine angemeldete Adresse wird änderbar vorausgefüllt. Patientenfelder, Brieftext, Dateien und Screenshots werden nicht automatisch angehängt. Ohne Rückmeldeadresse ist eine individuelle Antwort nicht möglich.

Die Bearbeitung vertragsbezogener Anliegen beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; sonstige Anfragen und Fehleranalyse auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist die Beantwortung von Anfragen und die Verbesserung von Zuverlässigkeit und Sicherheit. Bei E-Mail-Kommunikation werden auch Absender-, Empfänger- und technische Versanddaten verarbeitet. Transportverschlüsselung ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Die Sicherheitsaufgabe verwendet keinen externen CAPTCHA-Dienst. Zufällige Aufgabe, Lösungsprüfung und Fehlversuche gelten zehn Minuten in der Sitzung. Zur Missbrauchsabwehr werden aus IP-Adresse, Sitzung oder Anfrageangaben mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Prüfwerte und Zähler verwendet. Diese sind pseudonymisierte Sicherheitsdaten, nicht automatisch anonyme Daten. Nach erfolgreichem Versand verbleiben in der Sitzung eine Vorgangskennung und ein Inhaltsprüfwert gegen doppelte Einsendungen. Die Meldung wird per E-Mail an unser Supportpostfach weitergeleitet, nicht als zusätzliches Ticket in der Anwendungsdatenbank abgelegt. Rechtsgrundlage der Sicherheitsverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

12. Speicherdauer und Löschung

Eine Kontolöschung oder Datenauskunft kannst du über die oben genannten Kontaktdaten anfordern. Wir prüfen das Anliegen und gegebenenfalls die Identität. Aufbewahrungspflichtige Informationen werden von darüber hinausgehenden Nutzungen getrennt.

13. Empfänger und Sicherheit

Neben den beim Websiteaufruf erforderlichen Verbindungs- und Sicherheitsdaten erhalten wir die Daten, die du für Benutzerkonto, gespeicherte allgemeine Vorlagen, Kaufabwicklung oder eine ausdrücklich abgesendete Kontaktanfrage übermittelst. Als Betreiber können wir diese serverseitigen Daten im erforderlichen Umfang verwalten und einsehen. Die Speicherung in verschlüsselter Form schließt unseren technischen Zugriff nicht aus; der Entschlüsselungsschlüssel liegt beim Betreiber.

Patienteneingaben und laufende Arztbriefe bleiben im Browser und werden von der Anwendung nicht automatisch an uns übertragen. Wenn du Patientendaten in eine allgemeine Kontovorlage oder eine Supportnachricht einträgst, können diese beim Speichern beziehungsweise Absenden mitübermittelt werden. Bitte verwende dort ausschließlich allgemeine Formulierungen und Fehlerbeschreibungen ohne Patientendaten.

Die für Hosting, Bereitstellung und E-Mail-Versand eingesetzten Dienstleister verarbeiten die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten. Soweit dies rechtlich erforderlich ist, erfolgt Auftragsverarbeitung auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Bei Nutzung eines Zahlungsdienstes gilt zusätzlich dessen gesonderte Datenschutzinformation. Steuer- oder Rechtsberatung, Behörden und Gerichte erhalten Daten nur bei konkretem Bedarf und entsprechender rechtlicher Grundlage. Es erfolgt kein Verkauf deiner Daten.

Wir verwenden HTTPS und technische Zugriffsbeschränkungen. Allgemeine Vorlagen und Rechnungsinhalte werden in der Kontenfassung verschlüsselt abgelegt. Kein technisches Verfahren kann absolute Sicherheit garantieren. Medizinische Eingaben sind nicht Bestandteil der automatisch erzeugten Kontomails oder Zahlungsreferenzen.

14. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du folgende Rechte:

Widerspruchsrecht: Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen. Wir versenden derzeit keine Werbenewsletter.

Kontaktiere uns dafür über service@arztbrief-pro.de. Wir beantworten Datenschutzanfragen grundsätzlich innerhalb eines Monats; gesetzlich zulässige Verlängerungen teilen wir mit.

15. Beschwerderecht

Du kannst dich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt und Beschwerdewege der LDI NRW

16. Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen

Für kostenlose Briefe ist kein Benutzerkonto erforderlich. Für Registrierung und Anmeldung benötigen wir E-Mail-Adresse und Passwort; ohne diese Angaben kann kein Konto bereitgestellt werden. Für einen Kauf werden die erforderlichen Rechnungs- und Zahlungsangaben benötigt. Rückmeldeadressen bei Fehlermeldungen sind freiwillig. Es besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht, ein Konto anzulegen.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO und erstellen kein Werbeprofil. Die technische Prüfung eines Zahlungsstatus dient der Umsetzung des gewünschten Kaufs. Die Anwendung stellt keine Diagnosen und trifft keine Behandlungsentscheidungen.

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